אפיון הטמעת מערכות ואוטומציה – מה חייבים לדעת?

לפני כל הטמעה חדשה חשוב שכל חלקיק במערך הכולל יוצף ויקבל התייחסות. מה חשוב שתדעו כשאתם ניגשים לבצע אפיון מול ספק? הכל כאן במאמר.
תרשים זרימה אפיון של תהליך אוטומציה
זמן קריאה: 4 דקות

חושבים להטמיע מערכת חדשה? לשלב אוטומציות בחברה? אל תוותרו על אפיון! לפני כל הטמעת מערכת חדשה, חשוב שכל חלקיק במערך הכולל יוצף ויקבל התייחסות. התוצאה תתבטא בייעול תהליכים, חסכון בעלויות, זמן עבודה, and what not. אבל מה חשוב לדעת לפני שנגשים לאפיון מול ספק חיצוני? לפניכם הצצה למאחורי הקלעים של תהליך האפיון שלנו, שתיתן לכם כלים לוודא שהאפיון נעשה נכון עבורכם.

צייר לי כבשה! ביקש. וודאי, השבתי, אך לא בלי אפיון ו-בלו פרינטס

המוח שלנו עובד על תכנון. ככה אנחנו יכולים להרגיש שיש לנו את המידע הדרוש כדי להגיע לתוצאה או נקודת ציון מסוימת, עם מעט בלתמי"ם וסיכויי הצלחה גבוהים. הביטחון שלנו בהגעה לנקודה הזו מתחזק כי דאגנו להניח מפה מול העינים שמשרטטת את המסלול הראשי, מסלולים חלופיים, נקודות לאורך המפה שמחייבות תשומת לב, ובגדול ניהול סיכונים. אף אחד הרי לא רוצה "להתברבר" בדרך ולבזבז משאבים לשווא, לא ככה?

אפיון הוא כמו מפת אוצר

השלב של הבנת הפרויקט מראש, בדגש על האופן שבו מתנהלים תהליכי העבודה, הוא קריטי. אין פה ענין של דרמה, אלא פשוט סריקה של המים בעומקים שונים (לפני שקופצים ונוחתים על בולדר). תהליכי מכירה ואספקת שירות ללקוח הם אופרציה שעובדת במספר רבדים וכדי להיות מסוגלים להימנע מטעויות או התנגשות בין מערכות חייבים לבצע אפיון שיבהיר את הגדרת ותכולת הפרויקט מראש.

תרשים זרימה כניסת ליד
בלי להתברבר: הגדרת תכולת הפרויקט מראש

צרכים רבותי צרכים

בתחילתו של דבר, זה הכל ענין של צורך. הצורך של הלקוח הסופי, של איש המכירות, של מנהל הפרויקטים, הצורך של החברה. אפיון בא כדי למפות את הצרכים של כל אחד מהגורמים המעורבים במערך, גם האנושיים וגם הטכניים. לכל גורם צרכים שונים שחייבים לבוא לידי ביטוי במערכת כדי לאפשר פלואו נקי. כדי לזהות את הצרכים האלה חשוב להציף את האינפורמציה שמתארת את היום יום של כל אחד מגורמי המערכת, ושל האנשים שמתפעלים אותה. 

תרשים זרימה של תהליכי עבודה אוטומטיים
דוגמה למיפוי שיביא להתייעלות – שילוב של מחלקת מכירות וניהול הזמנות

ככל שתהיה יותר אינפורמציה שאותה חוצבים על ידי מסמך אפיון מפורט ששואל הרבה שאלות – ככה השדרוג יהיה גדול יותר. באופן טבעי, זה ישפיע גם על התייעלות החברה.

סליחה, מה השאלה?

למרות שזה מפתה, אל תחשבו רק על היום יום. תחשבו גם על המהלכים שיתרמו לעתיד המחלקה שלכם. מכאן זו כבר חשיבה עסקית פרופר, ברמה שמקדמת הרבה מעבר לחשיבה התפעולית.

לדוגמה, ניקח את המידע הדרוש במחלקת המכירות – מיפוי של שדות מערכת CRM כמו שם הליד, טלפון ומייל. הפרטים הללו בהחלט יעשה לכם סדר כשיגיע הזמן ליצור קשר עם הליד. אז מה חשוב יותר מזה? הדוחות בסוף החודש שיעזרו לכם לקבל תובנות. באמצעותם תוכלו להוביל מהלכים שירימו את ביצועי המחלקה והצוות. לכן ראשית, אנו ממליצים להבין איזה שאלות הייתם רוצים לענות עליהם כחלק מדוחות יומיים/חודשיים/רבעוניים. לדוגמה: כמו מקור ההגעה של כל ליד, שווי כל לקוח (לא כעסקה, אלא שווי כל העסקאות שיש פר לקוח), מה השלב הכי רווחי/הפסדי בפייפליין של המכירה ועוד. אם תדעו מה השאלות שאתם רוצים לענות עליהם, על מסמך האפיון יכיל את המידע. זה יבוא לידי ביטוי בשדות מערכת מסוג ״בחירה מרשימה״ – כלומר, לא נשתמש בשדות טקסט פתוח שבו תוכלו להזין מקור הגעה: ״פייסבוק״ / ״פייסוש״ / פיסובק״ (הדיסלקציה במקור). רק כאשר המידע יהיה מאורגן בשדות בחירה, נוכל לייצר בקלות דוחות שיתנו את המענה הרלוונטי לשאלות שלכם.

שדות מערכת שנועדו לשמש לאחר מכן ליצירת דו״חות

היוזר הוא המלך

המטרה העיקרית של אפיון היא לזהות מראש את כל התרחישים האפשריים שמזינים את המערכת. אפיון מוצלח לא משאיר קצוות פתוחים, גם כאלה שלא חשבתם שקיימים. לכן המסמך חייב להכיל מפרט שמעמיק בכל פיצ'ר קיים, רצוי, ואיך הוא משפיע על זה שאחריו, מושפע מזה שלפניו בהיררכיה, הבנתם.

אז אם כך, מי יאפיין את המערכת מצד הלקוח? יש תפיסה שזה התפקיד של המנהל וזו טעות! הרי גם המנהל הכי פעיל שמכיר היטב את צרכי המחלקה שלו, אם הוא לא מתפעל בעצמו את המערכת, הוא יפספס פרטים חשובים ואצל העובדים יווצר תסכול. הטריק הוא לדאוג לבנות את המסמך בשיתוף של אנשי המפתח במערך – אותם אנשים ש"מלכלכים" את הידיים בתפעול המערכת וחיים אותה ב day to day. אפיון טוב מלווה את אנשי המפתח בתהליך החל מהמשתמשים הישירים של המחלקה במערכת, העובדים עצמם עד למנהלים וממשיך כך כמו אדוות גלים שיוצאות ממעגל מתוך מעגל מתוך מעגל. כך העובדים יציגו תהליכי עבודה פרטניים שרלוונטים ליום יום שלו ואילו המנהלים יציגו את הפן הניהולי של המידע החשוב להם לקבל בשליפה מפעילות הצוות.

דוגמה מאוד מקוצרת לאפיון שדות ב-Monday המבוססים על צרכי מחלקת ניהול פרויקטים

אז בתכלס, מה יוצא לי מזה?

לסיכום, איפון טוב מביא בסופו של דבר לטרנספורמציה דיגיטלית בתהליכי העבודה. זה אומר שכל אלמנט במערך מקבל הכרה נפרדת וכחלק ממכלול מסועף שצריך להתייעל קולקטיבית. תהליך כזה יסייע בזיהוי המקומות שבהם שווה להשקיע יותר, במקום לבזבז משאבים על אלמנטים שהם nice to have. כשרמת האפיון כבר מערבת חידושים דיגיטליים בתהליכי העבודה, זה ישר מיתרגם לחסכון בזמן יקר (שתמיד חסר).

מוזמנים להתייעץ איתי ואשמח לעזור. לתיאום שיחת טלפון בוחרים כאן למטה את המועד שנוח לך:

Share:

הגיע הזמן שלך לעבור לאוטומט!

למידע נוסף, ממלאים את הפרטים: