כן, ההייפ עשה את שלו. מאז ההנפקה של Monday, פונים אלינו לא מעט בנוגע לייעוץ והטמעה. זה החזיר אותי לכל פעם שניסיתי מערכת דיגיטלית חדשה. יש המון סימני שאלה בהתחלה ולא ברור מאיפה להתחיל. לעיתים זה בדיוק החסם שגורם לאנשים לוותר על השימוש. אז איך מתחילים בכלל לעבוד עם מערכת ניהול משימות חדשה וממצאים את המקסימום? אז הנה מדריך שיעזור לכם לשבור את החסם.
ההתרגשות של הפעם הראשונה
ההנפקה בהחלט עשתה את שלה. כולם מדברים על Monday.com, במיוחד ברשתות החברתיות – נתקלתי בלא מעט פוסטים, יש כאלו שדנים בטיבה, יש כאלו המבקשים/נותנים המלצה על המערכת. בעולם בו נעשה מעבר לעבודה מהבית, אין ספק שכלי עבודה כמו מערכת ניהול משימות צוותית טובה, כמו גם שיחות וידאו, צ׳אטים, מערכות CRM הם מאסט. אבל איך מתחילים לעבוד עם מערכת חדשה? באופן אישי, יצא לי לעבוד בחיי עם 1… 2… טוב, 6 מערכות ניהול משימות וכמו בכל מערכת דיגיטלית חדשה, אני תמיד מרגישה כמו ילדה מפוצצת סוכר מצמר גפן מתוק בלונה פארק ובא לי לעלות על כל המתקנים ולנסות את הכל!
עם זאת, אני מאוד מבינה אנשים שיש להם את הרצון להטמיע אבל לא יודעים מאיפה להתחיל והולכים לאיבוד בפארק. אחת השאלות הנפוצות של אלו המתקשרים להתייעץ היא: ״איך מתחילים?״. אז הנה מפת דרכים עם 4 תחנות.
1 | קודם כל – תבינו את היררכיה.
בכל מערכת ניהול משימות יש היררכיה של מרחב עבודה.
לדוגמה ב-Monday יש לנו: Workspace שבתוכו אפשר לפתוח מספר תיקיות. בכל תיקייה יכולים להיות מספר Board והנה סוף סוף הגענו לעיקר – ה-Items, שורות המשימות וה-Sub-Items, תתי המשימות שמקושרות למשימה הראשית.
איך יודעים מה ההיררכיה בכל מערכת? אז דאגה, תהליך ה-Onboarding יספר לכם – אותם מיילים שישלחו אליכם לאחר ההרשמה למערכת, ובאתר כנראה שתמצאו מרכז ידע מפוצץ בהסברי "How to". אני ממליצה לגשת למערכת בגישה סקרנית ולעשות חיפוש פשוט בגוגל: ״how to get started with [platform name here]״. לאחר שהבנתם את העקרונות, חישבו איך למפות את המידע שלכם. זה מוביל אותי לנקודה הבאה.
2 | תבינו איזה סקופ של תחומים תרצו לנהל במערכת?
כן, אוביאסלי, Monday היא מערכת לניהול משימות, אבל חלק מהלקוחות שלנו בחרו לנהל שם לידים, פיננסים ועוד. אז אם יש לכם קצת מהכל, תפרידו את המחלקות ב-בורדים/וורקספייס.
3 | במקום שתתאימו את עצמכם למערכת, תתאימו אותה אליכם.
נסו להבין מה הצרכים שלכם ופשוט חפשו כיצד לבצע התאמות. אני לדוגמה מאמינה במערכת אחת לשלוט בהכל – זה כלי העבודה שלי ולכן אני רוצה לא רק לנהל משימות, אלא גם לשמור מאגר מידע של תחומים מקצועיים, רעיונות שאולי ארצה לממש בעתיד (הווב סופג הכל) ועוד. כשעברתי מ-Notion (הופה, ראיתם את הניים דרופינג שעשיתי שם?) ל-ClickUp (ניים דרופינג #2 + גילוי נאות – לינק אפילאייט) לא היה מקום ייעודי למאגר המידע שלי. איך פותרים את זה? פונים לתמיכה ושואלים המון שאלות. המון. התשובות לא יאחרו לבוא ואז תבינו, איך הצורך שלכם יכול להתקיים במערכת בצורה הטובה ביותר. באופן מדהים למדי, זה מוביל אותי לנקודה הבאה גם כן.
4 | מחליטים – האם זה באמת מתאים לצרכים שלי או לא.
אני נתקלת בפוסטים ששואלים: מה מערכת ניהול המשימות הכי טובה? אין תשובה אחת. יש כמה מצוינות ולכל אחת היתרונות והחסרונות שלה. אם המערכת פשוט לא עובדת לכם, חווית המשתמש שלכם לא טובה, אתם לא מוצאים את עצמכם, יש לכם 2 אופציות:
1. להמשיך לבדוק עוד מערכות.
2. דברו איתנו, נעזור לכם למצוא את המערכת בשבילכם ונבנה אותה בהתאמה אישית לצרכים שלכם עם תיבול של אוטומציות שיחסכו לכם זמני העבודה.
מוזמנים להתייעץ איתי ואשמח לעזור. לתיאום שיחת טלפון בוחרים כאן למטה את המועד שנוח לך:
